Datenschutzerklärung

Vorbereitete Vorlage – die Angaben zum Verantwortlichen werden vom Betreiber im Administrationsbereich ergänzt.

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO [Name, Anschrift, E-Mail] Kontakt in Datenschutzfragen: [E-Mail-Adresse] Zuständige Aufsichtsbehörde: [Behörde des Bundeslandes] Diese Angaben werden vom Betreiber im Administrationsbereich ergänzt.

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Name (optional), verschlüsseltes Passwort, Zeitpunkte von Registrierung und Anmeldung.
• Akteninhalte: Falltitel, Gegenseite, Aktenzeichen, Beschreibungen, Notizen, Aktivitäten (Post, E-Mail, Anruf, Textnachricht), Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Termine und Fristen.
• Dateien: hochgeladene oder gescannte Dokumente, erzeugte PDFs sowie Sprachaufzeichnungen und deren Transkripte.
• Freigaben: E-Mail-Adressen eingeladener Personen, Berechtigungsstufe und Ablaufdatum.
• Lizenzdaten: Lizenzcode, Einlösezeitpunkt, Gültigkeit.
• Push-Benachrichtigungen: Geräte-Endpunkt und Schlüssel des Browsers, nur nach ausdrücklicher Erlaubnis.
• Protokolle: technische Server-Logs sowie ein Audit-Log über administrative Aktionen (z. B. Lizenz- und Rollenänderungen).

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (lit. c), auf Grundlage berechtigter Interessen an Betrieb, Sicherheit und Missbrauchsabwehr (lit. f) sowie – bei Sprachaufzeichnungen, KI-Auswertung und Push-Nachrichten – auf Grundlage Ihrer Einwilligung (lit. a), die Sie jederzeit widerrufen können.

• Sie selbst: vollständiger Zugriff auf alle eigenen Akten.
• Von Ihnen eingeladene Personen: nur auf die konkret freigegebene Akte und nur im vergebenen Umfang – „Nur lesen", „Bearbeiten" oder „Verwalten". Freigaben können befristet und jederzeit widerrufen werden; nach Ablauf endet der Zugriff automatisch.
• Betreiber/Administration: Administratorinnen und Administratoren verwalten Lizenzen, Rollen und Nutzerkonten. Sie haben keinen regulären Zugriff auf Akteninhalte; die Zugriffsregeln der Datenbank (Row Level Security) lassen Aktenzugriff nur für Eigentümer und berechtigte Freigabeempfänger zu. Administrative Aktionen werden protokolliert.
• Auftragsverarbeiter: technische Dienstleister für Hosting, Datenbank, Dateispeicher, Push-Zustellung und KI-Auswertung – jeweils weisungsgebunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).
• Behörden: nur, soweit gesetzlich verpflichtend.

Ein Verkauf von Daten oder Werbe-Tracking findet nicht statt.

Anwendung und Datenbank werden in einer verwalteten Cloud-Infrastruktur betrieben. Datenbankinhalte und hochgeladene Dateien liegen in einem privaten, nicht öffentlich erreichbaren Speicher; Dateien sind ausschließlich über zeitlich begrenzte, signierte Links zugänglich. Verbinden Sie freiwillig einen eigenen Cloud-Speicher (z. B. Google Drive, Dropbox, OneDrive), werden die dort abgelegten Dateien zusätzlich nach den Bedingungen des jeweiligen Anbieters in dessen Infrastruktur gespeichert.

Soweit einzelne Dienste – insbesondere KI-Auswertung und Transkription – eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR erfordern, erfolgt diese auf Grundlage von Standardvertragsklauseln oder eines Angemessenheitsbeschlusses.

• Übertragung ausschließlich TLS-verschlüsselt (HTTPS).
• Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand auf Datenbank- und Speicherebene.
• Zeilenbasierte Zugriffsregeln (Row Level Security) für jede Tabelle: Datensätze sind technisch an Ihr Konto bzw. an eine gültige Freigabe gebunden.
• Passwörter werden nur als kryptografischer Hash gespeichert.
• Sitzungen laufen ab; Zugangsdaten für Cloud-Verbindungen werden verschlüsselt.
• Protokollierung administrativer Aktionen mit Zeitstempel und Akteur.
• Regelmäßige Sicherungen der Datenbank durch den Hosting-Dienstleister.
• Zugriff auf Produktivsysteme nur für einen eng begrenzten Personenkreis.

Aufnahmen entstehen ausschließlich nach aktivem Start durch Sie. Für die Transkription und Auswertung werden Audio- bzw. Textinhalte an einen KI-Dienst übermittelt und dort nur zur Erbringung der Antwort verarbeitet, nicht zum Training. Bitte beachten Sie: Die Aufzeichnung fremder Stimmen ist in Deutschland nur mit Einwilligung aller Beteiligten zulässig (§ 201 StGB).

Akten, Dateien und Notizen bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen oder Ihr Konto auflösen. Nach Kontolöschung werden zugehörige Inhalte entfernt; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Abrechnungsdaten) bleiben unberührt. Audit-Einträge werden zur Nachvollziehbarkeit befristet aufbewahrt.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Zudem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

Es werden ausschließlich technisch notwendige Speicherinhalte verwendet (Sitzung/Login im lokalen Browserspeicher). Es findet kein Werbe-Tracking und keine Profilbildung statt.